Last updated: 20 August 2026 · Effective: 20 August 2026
This policy explains what personal data the Qonex EMS mobile application ("the App") processes, why, and what choices you have. The App is published by Qonex and is provided to residents of estates that use the Qonex Estate Management System.
In short: the App shows you your own residency, billing, household and vehicle records held by your estate management. It contains no advertising, no analytics, and no third-party tracking. It does not access your location, camera, contacts or photos.
Your estate management is the party that decides what resident data is held and is the data controller. Qonex operates the App and its backend service on their behalf as a data processor.
For questions about this policy or about the App itself, contact developer@qonex.id. For corrections to your own records, contact your estate management directly, since they are the source of that data.
You cannot register yourself in the App. Your estate management creates your resident record, and the App recognises the phone number they registered. If your number is not registered, the App tells you to contact your estate management. We therefore do not collect sign-up data from members of the public.
The following is created and maintained by your estate management, not by the App. The App retrieves and displays it to you after you sign in:
| Category | Fields |
|---|---|
| Identity | Full name, email address, phone number, date of birth, gender, occupation, marital status, family status, and national identity number (NIK) |
| Household | Family members and relatives associated with your residence |
| Residence | Your unit, estate, and occupancy period |
| Vehicles | Vehicles registered to your residence |
| Billing | Charges, dues, late fees, payment status and payment history |
Your national identity number (NIK) is sensitive. It is transmitted only over an encrypted connection, shown only to you within your own signed-in session, and is never used for any purpose beyond identifying your resident record.
Signing out erases the sign-in token and the selected-residence preference from your device. Uninstalling the App removes all of the above.
Bills are paid inside the App using QRIS or a bank virtual account. Payment processing is carried out by Xendit, a licensed Indonesian payment provider, acting through our backend service. The App displays the QR code or virtual account number issued for your bill.
The App never asks for, receives, or stores card numbers, CVV codes, or bank credentials. Xendit's handling of payment data is governed by its own privacy policy.
The lawful basis is the performance of the residency arrangement between you and your estate management, together with your consent, given when you sign in.
Your data is not sold, rented, or traded. It is disclosed only to:
All traffic between the App and our backend at ems-api.qonex.id uses HTTPS.
Sign-in tokens are held in hardware-backed OS secure storage rather than ordinary app storage.
Access tokens are short-lived and are refreshed rather than stored. Backend access is restricted
to authorised personnel.
No system is perfectly secure. If a breach affects your personal data, we will notify you and the relevant authority as required by law.
Your resident record is retained by your estate management for as long as you are a resident, and afterwards for as long as they are required to keep it — for example for accounting or legal reasons. Billing and payment records are typically retained for the statutory financial record period. Data held only on your device is removed when you sign out or uninstall.
Under Indonesian Law No. 27 of 2022 on Personal Data Protection, you may request access to your personal data, correction of inaccurate data, deletion of data no longer needed, withdrawal of consent, and a copy of your data.
Because your estate management holds your record, address these requests to them first. You may also write to developer@qonex.id and we will assist and route the request. You can sign out from within the App at any time, which removes your credentials from the device.
The App is intended for adult residents and is not directed at children. Where a resident's household record lists minors, that information is supplied and controlled by the estate management, not collected from the child.
Data is processed on infrastructure that may be located outside Indonesia. Where that occurs, we require appropriate safeguards consistent with Indonesian data protection law.
If this policy changes materially we will update the date at the top of this page and, where appropriate, notify you in the App. Continued use after an update constitutes acceptance.
Qonex — Estate Management System
Email: developer@qonex.id
Terakhir diperbarui: 20 Agustus 2026 · Berlaku: 20 Agustus 2026
Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses oleh aplikasi Qonex EMS ("Aplikasi"), untuk tujuan apa, dan hak apa yang Anda miliki. Aplikasi ini diterbitkan oleh Qonex dan disediakan bagi warga pada kawasan hunian yang menggunakan Qonex Estate Management System.
Ringkasnya: Aplikasi menampilkan data penghunian, tagihan, keluarga, dan kendaraan Anda sendiri yang dikelola oleh pengelola kawasan. Tidak ada iklan, tidak ada analitik, dan tidak ada pelacakan pihak ketiga. Aplikasi tidak mengakses lokasi, kamera, kontak, maupun galeri foto Anda.
Pengelola kawasan Anda adalah pihak yang menentukan data warga yang disimpan dan berkedudukan sebagai pengendali data pribadi. Qonex menjalankan Aplikasi dan layanan backend-nya untuk dan atas nama pengelola sebagai prosesor data pribadi.
Pertanyaan mengenai kebijakan ini atau Aplikasi dapat dikirim ke developer@qonex.id. Untuk perbaikan data Anda, hubungi pengelola kawasan Anda karena mereka adalah sumber data tersebut.
Anda tidak dapat mendaftar sendiri di Aplikasi. Pengelola kawasan membuat data warga Anda, dan Aplikasi mengenali nomor telepon yang telah didaftarkan. Jika nomor Anda belum terdaftar, Aplikasi akan meminta Anda menghubungi pengelola. Karena itu kami tidak mengumpulkan data pendaftaran dari masyarakat umum.
Data berikut dibuat dan dikelola oleh pengelola kawasan, bukan oleh Aplikasi. Aplikasi mengambil dan menampilkannya kepada Anda setelah Anda masuk:
| Kategori | Data |
|---|---|
| Identitas | Nama lengkap, email, nomor telepon, tanggal lahir, jenis kelamin, pekerjaan, status pernikahan, status keluarga, dan Nomor Induk Kependudukan (NIK) |
| Keluarga | Anggota keluarga dan kerabat yang terkait dengan hunian Anda |
| Hunian | Unit, kawasan, dan periode penghunian Anda |
| Kendaraan | Kendaraan yang terdaftar pada hunian Anda |
| Tagihan | Iuran, tagihan, denda, status pembayaran, dan riwayat pembayaran |
NIK Anda merupakan data yang bersifat spesifik. NIK dikirimkan hanya melalui koneksi terenkripsi, ditampilkan hanya kepada Anda di dalam sesi Anda sendiri, dan tidak digunakan untuk tujuan lain selain mengidentifikasi data warga Anda.
Keluar dari Aplikasi menghapus token masuk dan preferensi hunian dari perangkat Anda. Menghapus Aplikasi menghapus seluruh data di atas.
Tagihan dibayar di dalam Aplikasi menggunakan QRIS atau virtual account bank. Pemrosesan pembayaran dilakukan oleh Xendit, penyedia jasa pembayaran berlisensi di Indonesia, melalui layanan backend kami. Aplikasi menampilkan kode QR atau nomor virtual account yang diterbitkan untuk tagihan Anda.
Aplikasi tidak pernah meminta, menerima, atau menyimpan nomor kartu, kode CVV, maupun kredensial perbankan. Penanganan data pembayaran oleh Xendit diatur dalam kebijakan privasi Xendit sendiri.
Dasar pemrosesan adalah pelaksanaan hubungan penghunian antara Anda dan pengelola kawasan, serta persetujuan Anda yang diberikan saat masuk ke Aplikasi.
Data Anda tidak dijual, disewakan, atau diperdagangkan. Data hanya diungkapkan kepada:
Seluruh lalu lintas antara Aplikasi dan backend kami di ems-api.qonex.id
menggunakan HTTPS. Token masuk disimpan pada penyimpanan aman sistem operasi yang didukung
perangkat keras, bukan penyimpanan aplikasi biasa. Access token berumur pendek dan diperbarui
alih-alih disimpan. Akses ke backend dibatasi hanya untuk personel yang berwenang.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Apabila terjadi kebocoran yang memengaruhi data pribadi Anda, kami akan memberitahukan Anda dan otoritas terkait sebagaimana diwajibkan hukum.
Data warga Anda disimpan oleh pengelola kawasan selama Anda menjadi warga, dan setelahnya selama mereka wajib menyimpannya — misalnya untuk keperluan akuntansi atau hukum. Data tagihan dan pembayaran umumnya disimpan selama jangka waktu penyimpanan dokumen keuangan yang diwajibkan. Data yang hanya tersimpan di perangkat Anda terhapus ketika Anda keluar atau menghapus Aplikasi.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak memperoleh akses atas data pribadi Anda, memperbaiki data yang tidak akurat, menghapus data yang sudah tidak diperlukan, menarik persetujuan, dan memperoleh salinan data Anda.
Karena data warga Anda dipegang oleh pengelola kawasan, sampaikan permintaan tersebut kepada mereka terlebih dahulu. Anda juga dapat menulis ke developer@qonex.id dan kami akan membantu meneruskannya. Anda dapat keluar dari Aplikasi kapan saja, yang akan menghapus kredensial Anda dari perangkat.
Aplikasi ditujukan bagi warga dewasa dan tidak diarahkan kepada anak. Apabila data keluarga seorang warga memuat anak di bawah umur, informasi tersebut disediakan dan dikendalikan oleh pengelola kawasan, bukan dikumpulkan dari anak tersebut.
Data diproses pada infrastruktur yang mungkin berlokasi di luar Indonesia. Dalam hal demikian, kami mensyaratkan pelindungan yang memadai sesuai hukum pelindungan data pribadi Indonesia.
Apabila kebijakan ini berubah secara material, kami akan memperbarui tanggal di bagian atas halaman ini dan, bila diperlukan, memberitahukannya di dalam Aplikasi. Penggunaan yang berlanjut setelah pembaruan berarti Anda menerima perubahan tersebut.
Qonex — Estate Management System
Email: developer@qonex.id